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La gestione del tempo è una sfida quotidiana per i professionisti sanitari della nutrizione. Cercare un equilibrio tra un’assistenza personalizzata di alta qualità con i vincoli di tempo nelle giornate con molti appuntamenti può risultare difficile. Spesso, tra la visita iniziale e la successiva elaborazione di un piano alimentare personalizzato, possono volerci anche due ore o più – un investimento di tempo difficilmente sostenibile rispetto alla media del costo di una visita nutrizionale, che inevitabilmente limita il numero di pazienti che si possono seguire. Uno studio (che io, nella mia esperienza clinica, mi sentirei di confermare) ha stimato che un dietista in ambulatorio spende in media 66 minuti per paziente, di cui quasi la metà dedicati a documentazione, pianificazione e coordinamento della cura al di fuori del faccia a faccia (Ref). Ridurre questo tempo senza sacrificare la qualità dell’assistenza è dunque fondamentale. Di seguito riporto 5 strategie pratiche che ho pensato potessero essere utili per migliorare l’efficacia e l’efficienza nel lavoro clinico quotidiano, così da ottimizzare i tempi e potersi dedicare a più pazienti mantenendo elevata la qualità delle cure.
I professionisti della nutrizione devono cercare sempre di raggiungere l’eccellenza ottimizzando il proprio lavoro. Migliorare l’efficienza del proprio lavoro non deve significare abbassare la qualità, ma anzi puntare a servizi di qualità sempre maggiore.
1. Sfruttare strumenti digitali integrati in cloud
Uno dei modi più immediati per risparmiare tempo è digitalizzare e unificare le attività cliniche in un unico sistema. L’uso di software in cloud progettati per i professionisti della nutrizione permette di snellire molte fasi della visita: dall’anamnesi nutrizionale alla raccolta di misurazioni antropometriche, fino al calcolo dei fabbisogni e alla stesura del piano alimentare. Ad esempio, un unico sistema integrato e modulare per la gestione completa della visita nutrizionale: antropometria, nutrizione e BIA consente di evitare duplicazioni e trasferimenti manuali di dati tra strumenti diversi, operazioni tra l’altro soggette ad errori. In pratica, un software nutrizionale cloud può integrare in un’unica piattaforma la parte di elaborazione diete con l’analisi della composizione corporea (BIA) e la gestione del paziente, permettendo al professionista di avere tutte le informazioni a portata di mano in tempo reale. Ciò non solo elimina errori e perdite di tempo dovute a trascrizioni manuali, ma assicura anche un flusso di lavoro più fluido.
I vantaggi di queste soluzioni sono confermati dall’esperienza: uno studio in ambito clinico ha rilevato che il passaggio da documentazione cartacea a un sistema elettronico ha migliorato l’efficienza, riducendo di 13 minuti il tempo totale speso dal nutrizionista per ogni consulto (Ref). Anche la qualità dell’assistenza ne ha beneficiato, è stato risolto un maggior numero di problemi nutrizionali grazie all’uso del software rispetto al cartaceo. In generale, i tools digitali permettono semplicemente di automatizzare operazioni ripetitive e velocizzare i processi: i nutrizionisti che usano software e app dedicati riescono a snellire la pianificazione dei pasti, la gestione degli appuntamenti e il mantenimento delle cartelle cliniche, automatizzando molte procedure di routine.
Ad esempio, la determinazione di fabbisogni calorici e nutrienti, che a mano richiederebbe calcoli lunghi e soggetti a errori, viene eseguita dal software in pochi secondi prendendo, tra l’altro, dati sempre aggiornati alle recenti linee guida (vedi i LARN). Un programma avanzato può effettuare milioni di calcoli in pochi secondi e aiutare a creare diete altamente personalizzate e bilanciate, fungendo da “estensione digitale” della mente del professionista. In questo modo il nutrizionista può concentrarsi sull’interpretazione dei dati e sulle decisioni cliniche, lasciando alla tecnologia i compiti più meccanici.
Inoltre, le piattaforme cloud offrono il vantaggio dell’accessibilità ovunque e dell’aggiornamento continuo: il professionista può lavorare sul piano alimentare anche da casa o in mobilità, e avere sempre a disposizione l’ultima versione aggiornata dei dati del paziente. Tutto questo si traduce in un risparmio di tempo concreto e nella possibilità di dedicare maggiore attenzione all’interazione col paziente, sapendo che la parte di “Backend” (calcoli, documentazione, archiviazione) è gestita in modo efficiente dal sistema informatico.
2. Standardizzare e automatizzare la pianificazione alimentare
Elaborare da zero ogni dieta per ogni paziente è un obiettivo nobile e corretto. Tuttavia chi lavora nel settore della nutrizione sa bene che questa è una procedura molto dispendiosa sia per il professionista che per il paziente che si aspetta, generalmente, di ricevere la dieta nel più breve tempo possibile.
Il discorso è molto delicato: da un lato c’è l’esigenza “tempo” del paziente e del professionista. Dall’altro c’è l’esigenza stringente e irrinunciabile (per un bravo professionista della nutrizione) di personalizzare al massimo ogni piano alimentare.
La soluzione ovviamente non è copiare-incollare una dieta da un paziente all’altro: questo è qualcosa che va contro ogni principio deontologico, professionale, clinico e etico. La soluzione piuttosto è “migliorare l’efficienza nella compilazione della dieta” standardizzando alcuni processi, in particolare quelli ripetitivi.
Standardizzare alcuni processi non significa sacrificare la personalizzazione o l’attenzione al paziente, bensì ottimizzare il lavoro ripetitivo riservando le energie cognitive alle decisioni cliniche più importanti per il paziente stesso. La creazione di piani alimentari personalizzati è infatti una delle attività più importanti per il successo del paziente, ma è anche altamente time-intensive per il professionista. Ogni dieta richiede analisi dettagliate dei fabbisogni, preferenze alimentari, obiettivi di salute e così via. Per ridurre questo carico, è utile dotarsi di template e schemi di dieta già pronti in quanto già realizzati da noi stessi nel corso del tempo i quali vanno ovviamente adattati alle necessità individuali. In pratica, si possono predisporre modelli di piani alimentari per le casistiche più frequenti (ad esempio: schema ipocalorico per perdita peso moderata, schema per sportivo di endurance, schema per dieta mediterranea bilanciata, ecc.), completi di pasti e spuntini bilanciati. Al momento di lavorare sul caso specifico, sarà utile prendere il modello più adatto e modificarlo (se necessario anche radicalmente) per personalizzarlo con le modifiche del caso (quantità, alimenti sostitutivi graditi al paziente, variazioni per intolleranze, ecc.), invece di partire ogni volta da pagina bianca. Questo metodo, ripeto, non vuol dire sacrificare l’attenzione riservata al paziente ma, piuttosto, significa personalizzare una dieta per quello specifico paziente senza tenere il paziente 5 – 6 – 7 giorni in attesa di ricevere un piano nutrizionale e rischiare di far perdere la motivazione nell’attesa.
A mio avviso la condizione ideale sarebbe quella di far uscire il paziente dalla visita con la sua dieta in mano. Questo, come molti sanno, è molto difficile da realizzare perchè la stesura della dieta richiede tempo (almeno 45min/1h a paziente, nel mio caso specifico) e questo tempo va ricercato al di fuori della visita. Il paziente però va colto anche nel suo aspetto emotivo e il momento della visita è un momento di estrema motivazione del paziente. Poter consegnare lui una dieta immediata sarebbe un plus non indifferente che, sebbene io non abbia conferme scientifiche su questo, a mio avviso aumenterebbe la compliance del paziente alla dieta.
Alcuni software nutrizionali supportano questo approccio, mettendo a disposizione librerie di piani nutrizionali “tipo” da modificare ma anche ricette inserite a fine dieta in modo automatico senza doverle copiare e incollare con modifiche sulle grammature degli alimenti: ad esempio è possibile generare piani alimentari in base a calorie, macronutrienti e tipologia di dieta desiderata. Tuttavia, secondo me, c’è ancora un pò da lavorare per rendere questi strumenti realmente applicabili alla pratica clinica.
Un altro aspetto dell’automazione riguarda i calcoli nutrizionali. C’è chi si trova bene con i classici fogli Excel manuali per sommare nutrienti o bilanciare menu. Personalmente mi sono trovato bene con alcuni software che permettono di vedere in tempo reale (anche molto intuitivamente e graficamente) come cambiano i totali di macro e micronutrienti man mano che si aggiungono o sostituiscono alimenti nel piano. Questo feedback immediato aiuta a allineare rapidamente la dieta ai fabbisogni del paziente senza dover rifare calcoli a mano, rendendo il processo di scrittura più naturale e fluido.
Automatizzare i calcoli e utilizzare schemi predefiniti significa velocizzare la pianificazione mantenendo elevata la qualità del lavoro svolto. L’intervento del professionista rimane e rimarrà per sempre insostituibile (pensiamo alla insostituibile capacità dell’uomo di rendere una dieta semplicemente “sostenibile” dopo aver ascoltato le reali esigenze del paziente), ma arriva su una struttura già solida costruita in modo efficiente.
3. Gestire l’agenda e il tempo in modo strategico
Una migliore organizzazione delle proprie agenda di appuntamenti e della propria giornata lavorativa (in studio o fuori dallo studio) può aumentare l’efficienza senza richiedere alcuna tecnologia avanzata ma solo un buon metodo di lavoro. Invece di affrontare le attività in modo frammentario, è utile adottare tecniche di time management collaudate.
Ad esempio, molti professionisti trovano giovamento nel cosiddetto “time blocking”, ovvero nell’allocare blocchi di tempo dedicati a specifiche attività, evitando il multitasking.
Un nutrizionista, dietista o dietologo potrebbe riservare alcune fasce orarie solo alle visite con i pazienti, altre fare orarie invece solo all’elaborazione dei piani alimentari e altre ancora alle incombenze amministrative (telefonate, email, fatture). Questo approccio così strutturato ridurrebbe al minimo le continue interruzioni e cambi di contesto, che sono nemici veri dell’efficienza e della concentrazione.
La gestione intelligente dell’agenda passa anche per l’uso di strumenti di prenotazione e promemoria automatici per gli appuntamenti. Lasciare che sia un software a gestire le prenotazioni online dei pazienti, con invio di promemoria via email o SMS, significa liberarsi di un onere e al contempo ridurre i “buchi” in agenda dovuti a chi non si presenta in visita (magari senza avvisare). Un servizio di prenotazione automatica con promemoria personalizzabili permette certamente di risparmiare tempo e denaro. C’è da dire però che questi servizi hanno oggi un costo non proprio banale (di solito abbonamenti annuali dal costo abbastanza elevato).
Un sistema per aumentare l’efficienza è sicuramente quello delle Visite OnLine, argomento che però preferisco non trattare in questo articolo perchè, considerate le recenti disposizioni della FNOB sulla possibilità di eseguire visite da remoto e sulle “regole” (oggi più rigide e più specifiche) per poterle eseguire secondo criteri specifici di sicurezza, non è un ambito del tutto chiarito e quindi rimandiamo l’argomento ad un secondo momento.
4. Comunicare in modo efficace e coinvolgere il paziente
Migliorare la comunicazione col paziente può far risparmiare tempo nel lungo periodo, oltre a migliorare la qualità percepita del servizio offerto. Il segreto è essere sia proattivi prima della visita, sia chiari e empatici durante la consulenza, per evitare fraintendimenti e rettifiche successive. Un primo consiglio pratico è quello di far compilare al paziente un modulo di anamnesi o questionario prima della visita.
Inviando un questionario online da compilare a casa (magari tramite Google Forms, oppure tramite moduli PDF compilabili o attraverso il portale del software gestionale utilizzato se prevede tale funzione), avrete già raccolto gran parte delle informazioni di base al momento del colloquio iniziale. Questo vi permette di concentrare la visita sugli aspetti clinici e nutrizionali più importanti e chiarire eventuali punti critici, invece di sprecare i primi 20-30 minuti in domande di routine che sono già contenute nel questionario.
Inserendo nel modulo domande su abitudini alimentari, stile di vita, obiettivi e magari un recall alimentare di 24 ore, arrivate all’appuntamento già con un quadro preliminare su cui lavorare, velocizzando l’inquadramento del caso.
Dedicare tempo ad ascoltare attentamente le preoccupazioni e domande del paziente è poi altrettanto importante, facendo in modo di rispondere con un linguaggio semplice e chiaro, evitando gergo troppo tecnico che può mettere sul tavolo solo confusione senza apportare un valore aggiunto al paziente.
Verificate di aver compreso bene gli ostacoli pratici che il paziente potrebbe incontrare nel seguire la vostra dieta (lavoro, famiglia, preferenze) e affrontateli subito con il pzaiente, fornendo soluzioni concrete e immediate. Incoraggiate il paziente a riepilogare a parole sue le indicazioni principali che avete fornito – questo rinforza l’apprendimento e vi assicura che nulla sia stato frainteso. Mostrarsi empatici e coinvolgere il paziente nelle decisioni (ad esempio scegliendo insieme alternative alimentari che gradisce) costruisce fiducia e aderenza, riducendo il rischio che dopo due giorni vi scriva mille email perché qualcosa non gli è chiaro o non riesce a seguirlo. In pratica, più chiarezza e intesa si creano durante la visita, meno tempo si perderà dopo in aggiustamenti o chiarimenti non pianificati.
5. Delegare e collaborare per alleggerire il carico di lavoro
Spesso i professionisti sanitari, per abitudine o per passione verso il proprio lavoro, tendono a voler far tutto personalmente (io sono uno di questi), ma è importante riconoscere quali compiti non richiedono per forza la vostra competenza specifica e possono essere svolti da altri o da strumenti di supporto. Ad esempio, se qualcuno si occupa di inserire nel gestionale i dati anagrafici e amministrativi del nuovo paziente, voi potrete concentrarvi subito sulla valutazione nutrizionale. Non sarebbe affatto male, nell’ottica di ottimizzare i tempi!
La chiave è formare gli altri e fidarsi dei propri collaboratori (umani o tecnologici che siano), attraverso protocolli chiari. All’inizio delegare richiede un investimento di tempo per istruire la persona o configurare lo strumento, ma poi ripaga nel lungo termine. Un altro ambito di “delega” è quello delle collaborazioni in rete: condividere materiali educativi, ricette, linee guida tra colleghi nutrizionisti fa sì che non dobbiate creare tutto da zero da soli. Ad esempio, se un collega ha elaborato un ottimo schema di dieta per pazienti con diabete, potreste chiedere di usarlo come base, restituendo il favore con un vostro materiale in un altro campo. Questo spirito di squadra tra professionisti (facilitato anche da community online e gruppi social dedicati ai dietisti) aiuta a non reinventare la ruota ogni volta, facendo risparmiare tempo a tutti pur mantenendo alta la qualità.
